CONTEXTE
Nous sommes en 2011. La FNFDA, Fédération Nationale Fitness et Disciplines Associées, basée à Paris connaît une crise de confiance vis-à-vis de ses licenciés dont le nombre tend à diminuer. Un réseau de salles de sport avec 10 sites sur Paris et 1 sur Montpellier, y est associé.
La FNFDA entend proposer des compétitions nationales pour dynamiser la communauté, mais les inscrits restent peu nombreux et les licenciés commencent à exprimer leurs frustrations et leur mécontentement sur les réseaux sociaux, notamment sur le Facebook de la FNFDA.
Par ailleurs, la FNFDA prévoyait d'ouvrir une école dans le Nord pour former les futurs éducateurs au BPJEPS mention C (cours collectifs) et D (musculation) sur la rentrée 2011-2012.
La FNFDA a alors entendu les échos du travail de Mélinda KHIARI en tant qu'assistante de direction via le Président de l'association de Step de Compétition qui était également le Responsable technique FNFDA. Mme Khiari a été recommandée puis la FNFDA a créé un poste de Responsable communication œuvrant aussi bien pour la FNFDA que le réseau de salles de sport, sur Lille et Paris.
PROBLEMATIQUE
Comment rétablir le dialogue, créer une nouvelle dynamique afin de replacer la FNFDA au cœur des échanges ? Comment faire reconnaître la FNFDA ?
MISSIONS
2 volets FNFDA :
Prendre en charge la communication : ‐ Site Web : l’actualiser, l’alimenter en collaboration directe avec le webmaster ‐ Affiche : améliorer la présentation ‐ Plaquette d’informations Ecoles ‐ Gestion d’un Blog ‐ Facebook : gérer le contenu, répondre aux différentes questions et/ou publications des visiteurs, apporter des informations régulièrement (veille).
Soutenir le travail administratif de la Responsable Formation (sous sa responsabilité) pour asseoir l’offre de formation BPJEPS des trois écoles et générer une activité probante et soutenue à long terme.
Le travail de communication était également à faire pour le réseau de salles. 2 entités étaient finalement prises en charge.
RESULTATS : Confiance restaurée (copies écran des témoignages à l'appui), + 41% de contacts sur la plateforme digitale, recrutements de nouveaux élèves BPJEPS réussis, satisfaction des équipes FNFDA et le réseau de salles de sport.
Détails des actions mises en œuvre :
Gestion du Facebook FNFDA :
on est passé de 350 à 845 contacts le 19 juin et cela continue…
je vérifie et je publie tous les jours : d’ailleurs les contacts sont satisfaits de cette gestion en temps réel,
création d’événements (TRX, Vit’halles Dons 2011, surtout le championnat de France, semaine de préparation aux tests d’entrée BPJEPS) et invitations auprès de tous les contacts,
relances d’infos sur les événements tous les jours voir tous les 2-3 jours : semaine de préparation BPJEPS, salon du fitness avec la session d’info, le championnat de France, les inscriptions, les événements Vit’Halles des stagiaires,
gestion de crise : traiter les remboursements et contestations,
Reprise du site FNFDA
création d’une maquette proposant une nouvelle ergonomie du site en attente de réalisation par le webmaster,
actualisation des données publiées liées à : la formation BPJEPS AGFF, au calendrier des compétitions,
réflexion sur le paiement en ligne PAYPAL aujourd’hui mis en place,
travail de réécriture des conditions générales de vente,
Proposition d’une page internet consacrée au championnat de France : proposition envoyée au webmaster pour réalisation,
Rédaction d’une newsletter publiée sur le site pour marquer le lancement de la nouvelle équipe,
Rédaction des vœux 2011,
Gestion des commandes DVD/CD (total de supports vendus : 6),
Gestion des demandes d’infos transférées par la Responsable Formation,
FNFDA Formation BPJEPS
Proposition d’une nouvelle présentation des plaquettes d’infos sur la formation ET sur la compétition (la plaquette sur la compétition est en attente de réalisation par le webmaster),
Actualisation de la plaquette (noms des intervenants, prix…),
Rédaction des annonces sur le site : semaine de préparation, dates test d’entrée,
Rédaction d’une annonce d’appel BPJEPS par e-mailing le 15 Juin (résultat : 6 retours contacts confirmés en l’espace de 2 jours),
Gestion des partenaires pour de l’affichage notamment : le service universitaire Insertion professionnelle (demande mail faite le 9 Juin avec une réponse positive le lendemain), Pôle Emploi via la Responsable commerciale IDF,
Soutien au Responsable Formation pour les enquêtes mercredi 15 : deux enquêtes complétées sur place, envoi d’un mail à Tous, contacts des clubs vendredi pour joindre directement les stagiaires,
Gestion des candidatures 2011-12 : réception du courrier, tri, classement et vérification des pièces (dès le 14 juin), envoi de mails relatifs aux pièces manquantes (aujourd’hui 51),
Envoi des convocations aux examens pour la promotion 2010-11,
Gestion du stand au salon Body Fitness (18 au 20 mars) :
contact responsable pour fixer les équipements, les modalités d’organisation (montage/démontage),
conception du stand parapluie 3X3 et gestion reprise par l'infographiste,
montage du stand avec matériel (plan en amont) et gestion des réglages administratifs,
Négociation et gestion des badges exposants (chiffre prévu 4 > nombre obtenu : 9),
Négociation du stationnement du camion pour toute la journée de samedi (gratuit),
Gestion des stagiaires : annonce faite en cours (tous ont répondu présents), planning des 14 stagiaires appelés à intervenir, gestion des badges nominatifs, gestion des documents après-événements (questionnaire et pointeuse), gestion des tee-shirts (prospect, demande de devis, achat, distribution, suivi), remerciements sur FB,
Gestion de l’affichage : impression de l’affiche championnat de France et pose vendredi,
Mise en place, recherche du matériel (liste matériel, vérification et chargement la veille),
Gestion des pré-invitations avec tableau de suivi,
Gestion du championnat de France (2 au 5 juin) :
Conception de l’affiche et réalisation externe,
Recherche des meilleurs prix des billets transport,
Mise au point du nombre, des noms des juges,
Gestion de la demande de la Direction des sports de la ville de Nîmes pour permettre la faisabilité d'un événement local,
Publication d’un bandeau d’infos sur le site de la FNFDA : rédaction d’une annonce et publication de la liste des hôtels,
Suivi du sujet médailles : en attente du nombre d’inscrits…
Réservation des chambres auprès de l'hôtel sélectionné (19 lits), demande de devis comparatifs,
Travail avec le Responsable Technique sur la logistique « juges » (arrivée, retour, leur mode de transport, hébergement, coût) mardi 12 avril,
Gestion des fichiers FRF : relance, vérifications,
Gestion des inscriptions et des paiements des compétiteurs individuels et équipe,
Gestion des équipes Vit’Halles : informations sur les modalités transport et hébergement,
Recherche des liaisons bus en région, contact avec les offices du tourisme,
Coordination avec le livreur Powerade en amont puis avec l'équipe et les juges sur place (déplacement des steps en réserve, gestion et classement des musiques des athlètes, gestion des Powerades, classement et préparation des médailles pour la remise des récompenses samedi, gestion des inscriptions et paiements sur place),
